Microsoft Excel 2010 - Das Ideenbuch für die perfekte Optik Ihrer Daten

Table of contents

1. Microsoft Excel 2010 – Das Ideenbuch für die perfekte Optik Ihrer Daten
2. Vorwort
   1. Ein Excel-Buch für alle, die ihre Daten informativer und optisch überzeugender präsentieren wollen!
   2. Für wen ist dieses Buch geschrieben?
   3. Wie ist das Buch aufgebaut?
   4. Gute Ideen entstehen im Team – oder: Wer hat an diesem Buch mitgewirkt?
3. 1. Informationsdesign auch in Excel: Tabellen einfach besser gestalten
   1. Tabellen sollen zum Betrachten einladen, nicht abschrecken
   2. Grundregeln gut formatierter Tabellen
      1. Kampf dem Gitternetz: Rahmenformate sinnvoll verwenden und Tabellen damit eine Struktur geben
         1. Tipps zum Umgang mit Rahmenlinien
         2. Tabellen mit Rahmenlinien eine Struktur geben
         3. Attraktive Optik mit weißen Linien auf farbigem Zellbereich
      2. Weg vom Rand: Texte und Zahlen einrücken
         1. Zahlen vom rechten Rand wegrücken
      3. Leseführung in den Zeilen: Mit abwechselnder Farbgebung die Orientierung erleichtern
         1. Die schnellste Variante: Als Tabelle formatieren
         2. Die individuelle Variante: Zellenformatvorlagen verwenden
         3. Die automatische Variante: Ein bedingtes Format einsetzen
   3. Mehr Flexibilität: Benutzerdefinierte Zahlenformate einsetzen
      1. Texte übersichtlich gliedern: Aufzählungszeichen wie in Word
         1. Einen Strich als Aufzählungssymbol zuweisen
         2. Die Alternative: Einen Punkt als Aufzählungssymbol nutzen
      2. Zahlenwerte lesbarer machen mit Zusatztexten
         1. Maßeinheiten zu Werten hinzufügen
         2. Zwischenfazit: Nutzen benutzerdefinierter Zahlenformate
         3. Der Aufbau benutzerdefinierter Zahlenformate
      3. Beispiele für besonders nützliche Zahlenformate
         1. Nullwerte ausblenden oder besonders hervorheben
         2. Große Werte verkürzt darstellen als kg, Tsd. € oder Mio. €
         3. Mit dem Sternchen (*) Texte und Zahlen bündig anordnen
         4. Profitechnik: Die Bezeichnung der Maßeinheit steuern
         5. Datumsangaben per Zahlenformat flexibel darstellen
   4. Zeitsparend formatieren: Das Potenzial der Zellenformatvorlagen nutzen
      1. Die Funktionsweise der Zellenformatvorlagen
         1. Wo stehen Formatvorlagen zur Verfügung?
         2. Welche Zellenformatvorlagen sind verfügbar?
         3. Das Angebot der Zellenformatvorlagen reduzieren
         4. Eine vorhandene Formatvorlage ändern
         5. Eigene Zellenformatvorlagen erstellen
      2. Selbst definierte Zellenformatvorlagen für andere Mappen verfügbar machen
         1. Variante 1: Formatvorlagen zusammenführen
         2. Variante 2: Eigene Zellenformatvorlagen in einer Arbeitsmappenvorlage ablegen und diese nutzen
   5. Tabellen verständlicher machen: Symbole und Sonderzeichen einsetzen
      1. Beispiele für den Einsatz von Sonderzeichen
         1. Beispiel 1: Statt langer Worte einfach Ø nutzen
         2. Beispiel 2: Toleranzen darstellen mit dem Zeichen ±
         3. Beispiel 3: Eine sprechende Kostenauswertung
            1. Der Aufbau der Lösung
      2. Welche Symbole und Sonderzeichen gibt es?
         1. Sonderrolle der Schriftart Webdings
4. 2. Damit es attraktiv und informativ losgeht: Deckblätter mit Wow-Effekt
   1. Eine optisch perfekte Gliederung mittels SmartArt-Grafik anlegen
      1. Der Beginn: Die SmartArt-Grafik erstellen
      2. Die SmartArt-Grafik in Formen umwandeln
      3. Die Objekte der Gliederung in Form bringen
         1. Passende statt automatischer Schriftgröße
         2. Die grauen Objekte für die Gliederung anpassen
         3. Die Textausrichtung in den anderen Objekten optimieren
   2. Aus der Gliederung heraus per Hyperlink ein Arbeitsblatt aufrufen
      1. Einen Hyperlink einfügen
   3. Mehr als nur eine Gliederung: Wichtige Kennzahlen gleich auf dem Deckblatt
   4. Profitechnik: Kennzahlen auf dem Deckblatt mit automatischem Update
      1. Den Inhalt eines Objekts mit dem einer Tabellenzelle verknüpfen
      2. Ein Objekt mit dem Inhalt von zwei Tabellenzellen verknüpfen
      3. Ein Objekt mit dem Inhalt mehrerer Tabellenzellen verknüpfen und noch Zeilenumbrüche einbauen
      4. Zugriff auf Tabellenzellen anderer Arbeitsblätter
   5. Deckblatt und attraktive Managementübersicht kombinieren mit der Kamera
      1. Besonders flexible Verknüpfungen mittels Kamera
         1. Welchen Nutzen bringt der Befehl »Kamera«?
         2. Gut versteckt: Den Befehl »Kamera« verfügbar machen
         3. Mit der Kamera verknüpfte Bilder erstellen und gestalten
         4. Qualitäts-Check
5. 3. Statusberichte auf einen Blick: Ampeln, Trendpfeile und Sparklines
   1. Mit Ampeln eine Statusanzeige zur Budgetauslastung anlegen
      1. Die Zuordnung der Ampelsymbole anpassen
      2. Die Ampeln in einer separaten Spalte zeigen
      3. Eine Alternative zu den Ampelsymbolen anlegen
   2. In einer Analyse zur Qualitätssicherung alle gravierenden Fehler kennzeichnen
   3. Entwicklungen und Tendenzen mit Trendsymbolen kenntlich machen
   4. Eine Übersicht über Wartungsarbeiten mit Harvey Balls aufbauen
      1. Die Statusanzeige anpassen
   5. Entwicklungen mit Minidiagrammen vergleichbar machen: Sparklines
      1. Die Liniendiagramme informativer machen
   6. Mehr als nur Standard: Attraktive Auswertungen mit »richtigen« Ampeln
      1. Die Ampelfarben in den Zellen erzeugen
      2. Die vorbereiteten Ampelschablonen anordnen
6. 4. Statusberichte in Bildform: Tachometer und Füllstandanzeigen wie im Cockpit
   1. Qualitätskontrolle auf einen Blick mithilfe eines Thermometers
      1. Mit SVERWEIS die zulässige Fehlerquote ermitteln
      2. Komfortable Monatsauswahl mit einem Kombinationsfeld
      3. Die durchschnittliche Fehlerquote mit MITTELWERTWENN berechnen
      4. Übersichtlichkeit durch Bereiche: Die Diagrammdaten zusammenstellen
      5. Qualitätsbereiche im Thermometer mithilfe eines gestapelten Säulendiagramms darstellen
         1. Das Diagramm optimieren und Überflüssiges löschen
         2. Schnell zurechtfinden: Mit Farben die Qualitätsbereiche im Thermometer kennzeichnen
         3. Auf einen Blick alles erkennen: Säulen und Werte positionieren
      6. Monatsergebnisse abbilden: Mit einem Marker den Qualitätsgrad kennzeichnen
         1. Schnell zum Liniendiagramm durch Kopieren
         2. Einfach und effizient: Das Liniendiagramm zum Markerdiagramm umbauen
         3. Das Diagramm genügt: Die Daten ausblenden
   2. Mit Excel präsentieren: Diagramme mit Zeichenformen attraktiver machen
      1. 3D-Wirkung erzeugen: Mit einem weißen Farbverlauf einen Lichtreflex simulieren
      2. Für die perfekte Illusion: Wo Licht ist, ist auch Schatten
      3. Der richtige Rahmen für ein Diagramm
   3. Vertrauter Anblick: Erfolgskontrolle mit einem Tachometer
      1. Fehleingaben vermeiden: Steuerelemente einbauen und verknüpfen
      2. Verblüffende Optik mit grafischen Elementen erreichen
      3. Zusätzliche Informationen bereitstellen: Mit Textfeldern Werte aus Zellen präsentieren
      4. Eine bewegliche Tachonadel mit einem Kreisdiagramm realisieren
7. 5. Übersichtliche Projektplanung: Termine und Ressourcen per Gantt-Diagramm aufzeigen
   1. Die Daten für das Gantt-Diagramm aufbereiten
      1. Die Datenbasis aufbereiten
         1. Das voraussichtliche Enddatum per Formel ermitteln
         2. Die Kalendertage bis zum Enddatum ermitteln
         3. Optik-Tuning 1: Werte besser lesbar machen
         4. Optik-Tuning 2: Arbeits- und Kalendertage unterscheiden
         5. Optik-Tuning 3: Werte von den Zellrändern lösen
   2. Eine visuelle Projektübersicht mittels Balkendiagramm aufbauen
      1. Das gestapelte Balkendiagramm anlegen
      2. Das Balkendiagramm anpassen
      3. Profitechnik: Start- und Endpunkt mit einer Zusatztabelle bestimmen
      4. Das Diagramm positionieren
      5. Der Trick mit der Unsichtbarkeit
      6. Überflüssige Elemente löschen
      7. Farbverlauf für eine bessere Optik
   3. Planabweichungen in der Tabelle und im Diagramm kennzeichnen
      1. Abweichungen in der Tabelle farbig hervorheben
      2. Abweichende Termine für das Gantt-Diagramm ermitteln
      3. Abweichende Termine im Gantt-Diagramm sichtbar machen
         1. Die Projektbalken anpassen
         2. Die abweichenden Tage ins Diagramm einbauen
   4. Konzentration auf das Wesentliche: Einen dynamischen Fokus verwenden
      1. Mit Steuerelementen die Eingabe vereinfachen
         1. Optionsfelder zur Auswahl unterschiedlicher Zeiträume
         2. Mit einer Bildlaufleiste die Startposition verändern
      2. Die Werte für den Fokusrahmen ermitteln
      3. Das Diagramm für den Fokusrahmen aufbauen
      4. Exaktes Positionieren leicht gemacht
      5. Die Hilfsflächen verschwinden lassen
      6. Den Fokusrahmen hervorheben
      7. Die Hilfsdaten ausblenden
8. 6. Flexibler als Gantt-Diagramme: Terminplanung mit Feiertagen und Projektabschnitten
   1. Dynamisch und taggenau: Terminplanung übersichtlich darstellen
      1. Datumswerte nur innerhalb der Projektdauer anzeigen
         1. Werte per Formel ermitteln
         2. Werte optisch aufpeppen
      2. Praktisch: Zum Datum den Wochentag sehen
      3. Endlich: Kalenderwoche fehlerfrei nach DIN ermitteln
      4. Einfacher als gedacht: Wochenenden farbig hervorheben
         1. Teil I: Wochenenden im Datumsbereich markieren
         2. Teil II: Wochenenden im späteren Gantt-Bereich kennzeichnen
   2. Termine bildhaft darstellen: Aus Datumswerten Projektbalken zaubern
      1. Die voraussichtliche Dauer einzelner Projektschritte darstellen
   3. Genial: Feiertage je nach Bundesland ermitteln und anzeigen
      1. So funktioniert die Feiertagstabelle
      2. Feiertage nach Bundesland im Projektplan anzeigen
         1. Keine Fehler mehr beim Eintippen: Komfortable Auswahl des Bundeslands per Dropdownliste
         2. Die Zelle mit der Ecke: Hinweise zur Bedienung
         3. Mit einem SVERWEIS die richtige Länderspalte ermitteln
         4. Die Feiertage farbig hervorheben
            1. Mit drei Funktionen prüfen, ob ein Datum auf einen Feiertag fällt
            2. Daten flexibel kombinieren: Zellbezüge mit INDIREKT zusammenstellen
            3. Mit VERGLEICH prüfen, ob ein Datumswert vorliegt
            4. Mit ISTZAHL ermitteln, ob in der Zelle ein Datum (also eine Zahl) steht
            5. Eine Formatierung, die die Feiertage besonders hervorhebt
         5. Feiertag vor Werktag: Die Farben umstellen
   4. Prioritäten setzen: Wichtige Projektschritte in einer anderen Farbe darstellen
   5. Eine Auswertung hinzufügen: Abrechenbare Tage ermitteln
      1. Mitarbeitereinsatz direkt in die Projektbalken eintragen
      2. Manntage für Projektschritte und Projektphasen summieren
   6. Konzentration auf das Wesentliche: Unwichtiges vorübergehend ausblenden
      1. Die Einzelschritte zu Projektphasen zusammenfassen
      2. Schon erledigt: Die bedingte Formatierung auf die Projektphasen erweitern
      3. Auf den Kopf gestellt: Gruppierung einmal andersherum
         1. Die Gruppierungsrichtung umkehren
9. 7. Komplett dynamisch: Intelligente Diagramme, die nur ausgewählte Daten zeigen
   1. Mit Steuerelementen Standorte und Auswertungszeiträume auswählen
      1. Flexible Auswahl von Daten per Kontrollkästchen: Unerwünschte Standorte komfortabel ausblenden
         1. Das Kontrollkästchen anlegen und positionieren
         2. Die Kontrollkästchen mit den Standortnamen »beschriften«
         3. Einmal für alle: Die Eigenschaften des Kontrollkästchens festlegen
         4. Zeit sparen: Das Kontrollkästchen für die anderen Standorte kopieren und einfügen
         5. Die Standorte einzeln anklickbar machen: Die Zellverknüpfung anpassen
      2. Komfortabel und fehlerfrei: Jahresauswahl per Drehfeld
   2. Große Datenmengen meistern: Umsatzzahlen mehrerer Jahre auswerten
      1. Berechnung für den ausgewählten Standort durchführen
         1. Summen nur bilden, wenn mehrere Bedingungen erfüllt sind
      2. Die WENN-Funktion abschließen
      3. Strukturierte Verweise lassen sich nicht kopieren – oder etwa doch?
         1. Das Problem: Strukturierte Verweise wandern
         2. Die Lösung: Eingaben in markierte Bereiche übernehmen
      4. Summenformeln intelligent eingeben
         1. Die Zaubertasten zur Eingabe einer Summe
         2. Optik für die Zahlen verbessern: Das richtige Zellformat
   3. Minimal- und Maximalwerte automatisch in unterschiedlichen Farben anzeigen
      1. Extremwerte farbig hervorheben
   4. Dynamische Auswahl der Standorte, die im Säulendiagramm angezeigt werden
      1. Mit drei Datenreihen für Diagrammdynamik sorgen
         1. Mit MAX sofort den besten Standort finden
         2. Mit MIN den schlechtesten Standort kennzeichnen
         3. Die Werte der »normalen« Standorte berechnen
      2. Optische Täuschung dank unsichtbarer Flächen
         1. Unwichtiges einfach verschwinden lassen
         2. Das Täuschungsdiagramm erstellen
         3. Feintuning für die perfekte Optik
            1. Das Diagramm mit der Alt-Taste exakt positionieren
            2. Überflüssige Diagrammelemente entfernen
            3. Die Diagrammachsen anpassen
            4. Dem Diagramm einen Namen geben
            5. Den gesamten Bereich durch einen Schatten abheben
10. 8. Diagramme noch kompakter machen: Dynamik und perfekte Optik kombinieren
    1. Mit Funktionen ans Ziel: Die Daten für den dynamischen Auftritt vorbereiten
       1. Mit WENN die aktivierten Standorte herausfinden
       2. Mit KKLEINSTE eine lückenlose Standortliste erstellen
       3. Mit INDEX die passenden Standorte ermitteln
       4. Mit INDEX die passenden Werte für die Standorte zuordnen
       5. Die Summen zur Säulenbeschriftung heranziehen
    2. Unschöne Lücken im Diagramm mit BEREICH.VERSCHIEBEN vermeiden
       1. Die Daten für das Diagramm ganz nach Bedarf flexibel herausgreifen
          1. Mit BEREICH.VERSCHIEBEN die Standorte für die Achsenbeschriftung dynamisch zusammensetzen
          2. Diagrammwerte nur für ausgewählte Standorte ermitteln
       2. Mit Namen das Diagramm erstellen
       3. Trickreiche Datenbeschriftung mit einem Liniendiagramm
          1. Clever eingestellt: Exakte Werte statt ungefährer Vertikalachse
          2. Der letzte Schliff: Farben, Größen und Titel definieren
    3. Übersichtlicher und sicherer: Die fertige Lösung ohne Hilfsspalten anzeigen
       1. Eine schnelle Lösung mit weißer Farbe und Druckbereich
       2. Die clevere Lösung mit ausgeblendeten Spalten
11. 9. Perfekt für Entscheider: Ein Management-Dashboard mit PivotCharts steuern
    1. Einfacher als gedacht: Daten und Diagramme mit Pivot aufbereiten
       1. Ein Beispiel: Die besten Verkäufer mit Pivot ermitteln
          1. Vorher an nachher denken: Als Datenbasis eine intelligente Tabelle verwenden
          2. Die Pivot-Tabelle erstellen
       2. Die Pivot-Tabelle informativer machen
          1. Berechnungsergebnisse mit Tausenderpunkt darstellen
          2. Nur die besten fünf Verkäufer für das Diagramm auswerten
          3. Die Reihenfolge macht’s: Die Top 5 in der richtigen Reihenfolge anzeigen
       3. Das Ergebnis mit einem PivotChart optisch darstellen
          1. Reduktion auf das Wesentliche: Überflüssige PivotChart-Elemente ausblenden
          2. Nie mehr die Zahlen umsortieren: Die »falsche« Reihenfolge der Balken korrigieren
       4. Mit den gleichen Daten weitere Pivot-Berechnungen durchführen
          1. Wer bekommt welches Stück vom Umsatzkuchen? Niederlassungen nach Umsatz anzeigen
          2. Welche Region ist die beste? Mit einem Säulendiagramm den Spitzenreiter erkennen
          3. Für Ordnung sorgen: Tabellenblätter sinnvoll umsortieren
    2. Mit der Mehrfenstertechnik den Überblick bewahren
       1. Das spätere Druck- und Präsentationsformat im Blick behalten
       2. Breitbild auch beim Druck? Die Seitenausrichtung anpassen
       3. Ordnung muss sein: Bereiche für Überschriften, Daten und Visualisierungen festlegen
    3. Alles auf einen Blick: Die Diagramme zusammenführen
       1. Die Diagramme auf das Dashboard kopieren
       2. Mit Diagrammformatvorlagen zur einheitlichen Optik nach Corporate Design
       3. Die Optik der Diagramme noch verbessern
    4. Dynamik pur: Mit Datenschnitten Pivot-Tabellen komfortabel filtern
       1. Datenschnitte vereinfachen den Umgang mit der Pivot-Tabelle
          1. Drei Datenschnitte zum Filtern einbauen
          2. Die Datenschnitte auf das Dashboard kopieren
          3. Der Ordnung halber: Die Steuerzentrale aufräumen
       2. Das Aussehen der Datenschnitte perfekt auf die Diagramme abstimmen
          1. Neue Formatvorlage anlegen
       3. Mit PivotTable-Verbindungen die Diagramme interaktiv und synchron steuern
12. 10. Profitechnik: Kennzahlen auf einer Landkarte dynamisch darstellen
    1. Die Daten für einen Standort bequem auswählen: Der Datenschnitt macht’s
       1. Ruckzuck die passende Pivot-Tabelle aufbauen
       2. Die komfortable Auswahlmöglichkeit per Datenschnitt einbauen
       3. Ein wenig Technik: Weitere Voraussetzungen für den Aufbau der Landkarte schaffen
    2. Die Landkarte zum Darstellen der Daten aufbauen
       1. Die Kartengrafik als Hintergrund platzieren
       2. Die Standorte gut sichtbar präsentieren
       3. Eine attraktive Präsentationsfläche aufbauen
          1. Die Textfelder mit den Standortergebnissen füllen
          2. Schnell ans Ziel: Kopieren – positionieren – fertig!
       4. Die Performance steigern und überflüssigen Ballast löschen
    3. Interaktiv und kompakt: Standortkennzahlen übersichtlich darstellen
       1. Interaktion für Entscheider: Eine komfortabel zu bedienende Steuerzentrale einbauen
       2. Damit das richtige Bild zum ausgewählten Standort kommt
       3. Weitere Informationen in einer Infobox übersichtlich zusammenfassen
13. Stichwortverzeichnis
14. Impressum